Prestankom radnog odnosa poslodavac mora zaštititi poslovne interese, ali i poštovati pravila zaštite osobnih podataka. Službena e-mail adresa često sadrži osobne podatke bivšeg zaposlenika, pa njezino zadržavanje ili nekontrolirani pristup mogu predstavljati povredu GDPR-a. Europska nadzorna tijela razvila su jasan standard: pretinac se blokira na dan odlaska, postavlja se automatska obavijest o promjeni kontakta, poslovno bitne poruke izdvajaju se pravodobno, a adresa se briše u razumnom roku (u pravilu mjesec dana, iznimno do tri). Hrvatska praksa (AZOP) potvrđuje isti pristup. U nastavku donosimo praktični hodogram postupanja.

Problematika u praksi

Najveći izazov nastaje upravo u razdoblju neposredno prije i nakon prestanka radnog odnosa. Društvo mora zadržati poslovno bitne informacije i osigurati nastavak komunikacije s klijentima, ali pritom ne smije ostaviti e-mail adresu zaposlenika aktivnom dulje nego što jenužno (ne zaboravimo, e-mail adresa najčešće sadrži osobne podatke bivšeg zaposlenika), niti pristupati sadržaju na način koji bi mogao povrijediti privatnost zaposlenika. Preusmjeravanje poruka ili dugotrajno održavanje pretinca aktivnim bez jasne procedure nadzorna tijela smatraju pre invazivnim i nerazmjernim, pa takve prakse redovito dovode do sankcija.

Standardi europskih nadzornih tijela

Nekoliko nadzornih tijela u različitim državama članicama EU su zauzela gotovo identična stajališta. E-mail adresa zaposlenika mora se blokirati na dan prestanka radnog odnosa, a zaposlenika se mora obavijestiti o blokadi kako bi bio svjestan daviše nema pristup i da mu poruke više ne pristižu. Istog dana treba postaviti automatsku poruku u kojoj se pošiljatelje obavještava da osoba više nije zaposlena, u kojoj se navodi datum blokade i u kojoj poruci je sadržan kontakt osobe koja preuzima daljnju komunikaciju.

Prije brisanja pretinca poslodavac bi bio dužan omogućiti i odvajanje poslovno bitnih poruka od mogućih privatnih. Najbolje je da se to provede dok je zaposlenik jošu radnom odnosu ili neposredno u trenutku njegova odlaska, kako ne bi bilo potrebe za naknadnim pristupom pretincu nakon što pravna osnova prestane.Cijeli postupak, uključujući brisanje e-mail adrese i sandučića, treba biti dovršen u razdoblju od mjesec dana, a iznimno bi se taj period mogao produljiti do tri mjeseca ako je riječ o zaposleniku s visokom razinom odgovornosti i ako je produljenje nužno. Produljenje mora biti opravdano, dokumentirano i usuglašeno sa zaposlenikom.

Hrvatska praksa (AZOP) i odnos prema EU stajalištima

AZOP je u jednom predmetu zaključio da poslodavac nakon prestanka radnog odnosa nije dužan omogućiti bivšem zaposleniku pristup službenom e-mail pretincu. U konkretnom slučaju zaposlenik je zatražio pristup tek nakon što je radni odnos već prestao, a AZOP je utvrdio da više nije postojala pravna osnova za davanje pristupa. Istodobno je AZOP potvrdio da društvo smije zadržati pretinac samo onoliko dugo koliko je nužno kako bi izdvojio poslovno bitan sadržaj, te da je rok od tri mjeseca za dovršetak postupka bio razuman s obzirom na okolnosti.

Ovaj zaključak ne proturječi europskoj praksi. EU nadzorna tijela naglašavaju da zaposlenik mora imati mogućnost odvojiti privatne poruke, ali taj korak mora biti omogućen dok radni odnos postoji, odnosno u trenutku kada zaposlenik napušta tvrtku. Nakon što radni odnos prestane, pristup pretincu više ne bi trebao biti dopušten jer pravna osnova više ne postoji. Hrvatska se praksa tako uklapa u europski standard.

Umjesto zaključka, hodogram

• Na dan prestanka radnog odnosa poslodavac blokira pretinac zaposlenika,  obavještava ga o blokadi i postavlja automatsku poruku koja pošiljateljima jasno poručuje da osoba više nije zaposlena udruštvu, navodi datum blokade i daje kontakt podatke osobe koja preuzima poslove.

• Prije odlaska zaposlenika poslodavac i zaposlenik zajednički izdvajaju poruke koje su poslovno važne i koje društvo ima opravdanu potrebu zadržati. Zaposlenik pritom ima priliku izdvojiti i preuzeti eventualne privatne poruke, kako bi se izbjegla potreba za pristupanjem pretincu nakon prestanka radnog odnosa.

• Nakon izdvajanja poslovnog sadržaja pretinaci adresa e-pošte trajno se brišu u roku od mjesec dana. Samo u iznimnim slučajevima, kada je npr. riječ o zaposleniku s izrazito širokim opsegom odgovornosti i kada je dulji rok nužan radi pravilnog prijenosa poslovanja, rok se može produžiti, ali ne dulje od tri mjeseca i tek uz jasno obrazloženje i dogovor s osobom čiji se podaci obrađuju (bivšim zaposlenikom).

• S ovim bi hodogramom postupanja zaposlenici trebali načelno biti upoznati i prije samog prestanka radnog odnosa.